Thu gọn | Xem tất cả
Doanh nghiệp nào nên đăng ký tham gia gian hàng hội chợ triển lãm? Cách đăng ký tham gia một gian hàng hội chợ?

Hàng năm trên toàn lãnh thổ Việt Nam có rất nhiều hội chợ triển lãm được tổ chức với nhiều ngành nghề, chức năng cũng như vị trí địa lý nhằm hướng đến đối tượng khách tham quan, đối tác tiềm năng. Trong đó có thể kể tên một vài hội chợ triển lãm chuyên ngành uy tín như: Hội chợ triển lãm Vietbuild chuyên về vật liệu xây dựng và trang trí nội ngoại thất; Triển lãm Motoshow chuyên về ôtô xe tải; Triển lãm Secutech dành cho thiết bị giám sát an ninh, phòng cháy chữa cháy; Triển lãm Vifa Expo chuyên ngành gỗ xuất khẩu…Vì vậy, trước khi tham gia một hội chợ triển lãm, khách hàng cần xác định được ngành hàng, sản phẩm của doanh nghiệp mình muốn tham gia gian hàng hội chợ. Từ đó tiến hành làm việc với ban tổ chức để thuê vị trí gian hàng.

 

 

Trong thời đại cạnh tranh như hiện nay, khách hàng sẽ khó thể nhớ đến doanh nghiệp của bạn khi mà mỗi ngày họ phải tiếp nhận rất nhiều thông tin từ nhiều phương tiện truyền thông khác nhau như báo, đài, pano quảng cáo, intetnet… Vì vậy, tất cả các doanh nghiệp đều nên tham gia triển lãm - Nơi có nhiều vị khách tham quan là những người rất quan tâm đến sản phẩm, ngành nghề của triển lãm. Tại đó, khách tham quan hướng sự chú ý của mình vào các sản phẩm họ đang quan tâm, muốn tìm hiểu hoặc đang có nhu cầu. Việc của bạn là làm sao để tiếp xúc với lượng khách hàng tiềm năng này, chia sẻ, tư vấn và tiến tới một hợp đồng có lợi cho cả 2 bên.

Ban tổ chức sẽ gửi cho bạn sơ đồ mặt bằng gian hàng triển lãm, để bạn tham khảo vào lựa chọn vị trí gian hàng cho doanh nghiệp của mình

Để đăng ký tham gia một gian hàng hội chợ khá đơn giản. Bạn lên mang tìm thông tin về hội chợ mà bạn muốn tham gia. Vào website của triển lãm và liên lạc với bộ phận kinh doanh. Ban tổ chức triển lãm sẽ cho bạn biết biểu giá gian hàng ở từng vị trí, giá điện cùng các biểu phí khác.

 

Banner của các nhà tài trợ sẽ được treo ở các vị trí bắt mắt, thu hút được sự chú ý của khách tham quan

Ngoài ra, bạn cũng nên hỏi về các gói tài trợ và quyền lợi khi bạn tài trợ cho ban tổ chức triển lãm. Sau khi thống nhất mọi thứ, bạn chỉ việc đặt bút ký hợp đồng với ban tổ chức hội chợ. Công việc tiếp theo mà bạn cần làm là tìm kiếm cho bạn một đơn vị thi công gian hàng hội chợ uy tín.

 

 

Cần mất thời gian bao lâu để chuẩn bị cho gian hàng hội chợ triển lãm?

Trả lời: Bạn nên đăng ký mặt bằng với ban tổ chức hội chợ, triển lãm ít nhất là 3 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Bạn sẽ lên ý tưởng thiết kế gian hàng, tìm đơn vị thiết kế thi công gian hàng trong khoảng 1 đến 2 tháng. Thời gian còn lại dùng để ký hợp đồng với bên nhà thầu, sản xuất nguyên vật liệu thi công gian hàng và 3-4 ngày lắp đặt gia hàng (theo quy định của ban tổ chức.

Khi thi công gian hàng hội chợ triển lãm thường dùng những vật liệu gì? Để tiết kiệm chi phí thi công thì nên sử dụng vật liệu nào?

Trả lời: Vật liệu thi công gian hàng thường được chia làm 3 nhóm: vật liệu sàn, vật liệu vách và vật liệu trang trí.

Về vật liệu sàn:

Thông thường sàn của gian hàng hội chợ triển lãm được làm từ pallet nhựa, pallet sắt hoặc sàn gỗ. Nhưng sàn gỗ lại có nhược điểm là vận chuyển khó khăn, phải bảo quản cẩn thận nếu không dễ bị ẩm mốc, gây bất tiện trong việc di chuyển. Sàn pallet sắt thì nặng, khó khắn trong việc vận chuyển. Các doanh nghiệp hay lựa chọn sàn pallet nhưa cho các loại sàn thấp, tiết kiệm được chi phí và dễ dàng thi công hơn.

Về vật liệu vách:

Gỗ MDF và Formex là 2 loại vật liệu thường được sử dụng làm vách gian hàng triển lãm nhiều nhất:

- Gỗ MDF có bề mặt phẳng, chịu ẩm tốt, dễ gia công, ăn sơn và đặc biệt có giá thành rẻ.

- Fomex: được làm từ giấy ếp pha keo, mềm mại, dễ uốn và chịu được nước. Fomex còn có trọng lượng nhẹ, cách âm tốt, chịu được lực mạnh và an toàn khi sử dụng.

Đối với phần vách không cần chịu lực hoặc treo thì doanh nghiệp cũng có thể sử dụng khung căng bạt hiflex.

 

 

Về vật liệu trang trí:

- Mica hay còn gọi là nhựa thủy tinh, nhựa trong suốt: có đặc điểm là mềm, khó vỡ, dẫn sáng tốt, sáng bóng phù hợp làm logo, bộ chữ hoặc khung tranh dẫn sáng. Tuy nhiên,  giá thành lại cao.

- Decal PP, bạt: thay vì sử dụng mica cắt CNC thì giá thành của decal PP và bạt thấp hơn rất nhiều. Decal pp là dạng poster in loại PP, chất lượng in đẹp, sắc nét, phẳng mịn, tuổi thọ cao. Bạt in thường sử dụng với khổ lớn hơn PP, chất lượng in thấp hơn.

- Sơn nước: là loại sơn bột pha loãng với nước, thường không tạo được lớp bóng và hơi sần sùi. Đặc điểm là dễ thi công, chỉ cần dùng chổi quết, cọ phết, không cần phun, phù hợp với tạo lớp màu cho vách, trần, trán gian hàng.

 Ngoài ra, đối với các mẫu thiết kế yêu cầu bề mặt vân gỗ, gạch, nhôm…các doanh nghiệp có thể sử dụng giấy dán tường các loại để đạt được hiệu quả mong muốn.

Tôi muốn biết những chi phí cần thiết khi tham gia hội chợ triển lãm?

Trả lời: Khi tham gia hội chợ triển lãm, có 2 loại chi phí quan trọng và cần quan tâm nhất là: Chi phí thiết kế gian hàng và chi phí thi công gian hàng. Bởi vì gian hàng triển lãm là gương mặt đại diện thương hiệu cũng như là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp tại hội chợ triển lãm. Nên doanh nghiệp cần phải dự toán 2 loại chi phí này đầu tiên.

Dưới đây là danh sách các loại chi phí khi tham gia hội chợ triển lãm:

Chi phí gian hàng hội chợ triển lãm

- Chi phí thuê mặt bằng

- Chi phí thiết kế gian hàng triển lãm

- Chi phí thi công gian hàng triển lãm

- Chi phí thuê trang thiết bị, vật tư trang trí gian hàng

- Chi phí quản lý & dịch vụ: điện, nước, chất thải, an ninh

- Chi phí vận chuyển vật tư, lưu kho bãi 

 

 

Chi phí nhân sự

- Chi phí nhân viên điều hành gian hàng

- Chi phí thuê PB - PG

- Chi phí đồng phục

- Chi phí ăn uống

Chi phí khác

- Chi phí truyền thông

- Chi phí hoạt động sự kiện

- Chi phí quà tặng

- Chi phí phát sinh

Tôi muốn thường xuyên nhận được thư mời và cập nhật thông tin về các triển lãm hội chợ thì phải làm cách nào?

Trả lời: Có 2 cách: Bạn thường xuyên truy cập vào website: www.gialongadv.com - www.vietnamexhibition.com.vn Hoặc gọi điện thoại tới số hotline để được cung cấp thông tin và tư vấn đầy đủ về các hội chợ.

Tôi muốn tham gia gian hàng hội chợ - triển lãm tại nước ngoài. Cụ thể là các nước trong khu vực châu á hoặc một số nước ngoài châu á. Gia Long có thể cung cấp hoặc hỗ trợ chúng tôi?

Trả lời:  Với kinh nghiệm 14 năm. Gia Long đã cung cấp và thi công tại hầu hết các nước trong khu vực châu á. Nên khi chọn Gia Long làm đối tác, bạn hoàn toàn có thể yên tâm. Đối với những gian hàng nằm ngoài khu vực châu á. Gia Long sẽ giới thiệu cho khách hàng những nhà cung cấp uy tín đã từng làm việc, hợp tác cùng Gia Long tại Việt Nam và các nước khác.

 

Số lần có thể dùng lại của một gian hàng và thời gian có tối đa để dùng một mẫu gian hàng triển lãm là bao lâu?

Trả lời: Gian hàng hội chợ muốn tái sử dụng lại bao nhiêu lần tùy thuộc vào từng thiết kế cụ thể. Chất liệu thi công gian hàng cũng quyết định nhiều đến yêu tố này. Thông thường sẽ có thể sữ dụng từ 2 - 3 lần. Vì chất liệu thường dùng để thi công gian hàng là ván MDF sơn nước, nên thời gian lưu kho chỉ có thể sữ dụng trong 18 tháng. Riêng gian hàng bằng thạch cao không thể tái sử dụng.

 

Sau khi kết thúc hội chợ, chúng tôi sẽ xử lý ra sao với gian hàng của mình? Gia Long có hỗ trợ không?
Trả lời: Ngay sau khi kết thúc hội chợ, Gia Long sẽ cử người tới dọn dẹp gian hàng và hỗ trợ khách hàng đóng gói hàng hóa để đảm bảo không bị sót đồ hoặc mất mát trong quá trình thu dọn. Gia Long sẽ thu hồi những trang thiết bị cho thuê ghi rỏ trong báo giá như: Sàn balet gian hàng, hệ thống điện, tivi, tủ lạnh, bình nước nóng lạnh...
 
Phần kết cấu gian hàng khách hàng và hệ trang trí, Gia Long sẽ tháo gọn và bàn giao cho khách hàng ngay tại hội chợ. Nếu khách hàng muốn Gia Long dựng lại ở kỳ hội chợ tiếp theo thì có thể ký tiếp hợp đồng và đóng các chi phí như thuê kho chứa hàng của Gia Long, chi phí vận chuyển và sửa chữa... để sữ dụng cho lần sau. 
 
Trong thời gian diễn ra hội chợ. Nếu có sự cố gì về điện, sàn, logo hay các vấn đề khác. Tôi sẽ xử lý ra sao?

Trả lời: Thông thường một gian hàng sẽ có thời gian lắp đặt và hoàn thiện từ 3-5 ngày. Trong quá trình này, chúng tôi sẽ luôn chú ý và có những biện pháp thử để biết liệu kết cấu gian hàng có phù hợp với đặc trưng gian hàng của khách hay chưa? Tiến hành thắp thử hệ thống điện, đèn, phích cắm và các trang thiết bị dùng cho gian hàng để đảm bảo là tất cả đã hoạt động tốt. Trong trường hợp xãy ra sự cố ngoài ý muốn như quá tải dòng điện, hay logo chúng tôi sẽ nhanh chóng cử kỷ thuật có mặt để tiến hành hỗ trợ khách hàng xử lý nhanh chóng mọi vấn đề.

Sau khi ký hợp đồng thi công gian hàng với Gia Long. Tôi muốn kiểm tra giám sát công tác sản xuất, thi công, lắp đặt gian hàng quy trình ra sao?
Trả lời: Sau khi ký hợp đồng thi công và chuyển khoản tạm ứng theo hợp đồng. Gia Long sẽ triển khai công tác sản xuất và báo cho khách hàng biết tiến độ công việc cụ thể qua email các thông tin như: Ngày tham quan xưởng sản xuất, nội dung kiểm tra, ngày bắt đầu lắp đặt gian hàng, thời gian chính xác khách hàng có thể trưng bày sản phẩm...
Với các thông tin cụ thể như trên, khách hàng hoàn toàn có thể chủ động tiến độ và công tác phối hợp lắp đặt sản phẩm của gian hàng cũng như điều phối nhân sự.